Capítulo 11: CÓMO REALIZAR LA AUDITORÍA DE LOS DATOS...

Esta acción sirve para controlar la calidad de los datos y corregir errores que se hayan producido al cargarlos.

Debe ejecutarse antes de la exportación de la base de datos.

Puede ejecutar el proceso de Auditoría a través de la opción "Auditoría" del menú superior o cliqueando en el botón "Auditoría" de la pantalla principal.

Al ingresar en "Auditar los datos cargados", se abrirá la siguiente pantalla:

En año lectivo seleccione el año sobre el que desea realizar los controles. Al presionar Iniciar comienza el proceso de control de los datos cargados por el software de Cédula Escolar. Al finalizar el proceso aparecerá un cartel indicando el fin.

Al presionar "Aceptar" se abrirá una ventana donde se podrá ver el resultado de los controles realizados.

Si durante el proceso presiona el botón "Detener" se detiene el proceso y no concluye la auditoría.

Si desea ver y guardar el reporte utilizando un procesador de texto, presione "Enviar a..." y se abrirá el siguiente menú de opciones:

Tilde en la opción deseada, verá que el cartel Abrir irá cambiando según el programa que elija y presione Abrir con....

Para imprimir el reporte presione el botón "Imprimir" y para cerrar la ventana presione "Cerrar".

Descripción del reporte:

En la parte superior del reporte se encuentran detallados los datos de identificación del establecimiento:

CLAVE
NOMBRE
DEPENDENCIA
RAMA
ORGANIZACIÓN
CALLE Y NUMERO
LOCALIDAD
TELEFONO
E-MAIL

Es importante que revise cuidadosamente los datos de identificación. Si alguno de los datos (excepto CLAVE) ha cambiado, o es erróneo DEBE CORREGIRLO en su base de datos mediante el soft de inscripción CEDULA ESCOLAR (VER 6.1 - Modificar datos del establecimiento).

Luego de los datos de identificación del establecimiento se detalla un RECORDATORIO con los siguientes puntos:

1. VERIFIQUE QUE ESTE BIEN CONFIGURADA LA FECHA DE LA PC.

2. CADA TEXTO DESCRIPTIVO VA PRECEDIDO DE LA PALABRA 'ERROR' O 'ADVERTENCIA'. SI ES 'ERROR' DEBE CORREGIR LOS DATOS. SI ES 'ADVERTENCIA' DEBE VERIFICAR Y CORREGIR SÓLO SI CORRESPONDE.

3. LOS PROCEDIMIENTOS PARA CORREGIR LA INFORMACIÓN SE DETALLAN AL FINAL DE ESTE REPORTE.

4. CUANDO CORRIJA LOS ERRORES VERIFIQUE ESTAR TRABAJANDO EN EL CICLO LECTIVO CORRESPONDIENTE.

El reporte se estructura de la siguiente forma:

Observaciones respecto de la base de datos del establecimiento:

Referidas a las secciones

Referidas a los alumnos y tutores

Los controles referidos a los alumnos y tutores, se ordenan por alumno. Todas las advertencias y errores referidos a cada alumno se listan juntos, con su nombre y tipo y número de documento como título, para que sea posible corregir todos los errores al mismo tiempo. Cuando es necesario listar un error o advertencia referido a un tutor, se lo incluye en el listado del alumno correspondiente; si para ese alumno no se han detectado otros problemas, el error o advertencia referido a su tutor se lista luego del listado de alumnos.